Vaga Aberta – Consultoria em Gestão de Arquivo

Consultoria em Gestão de Arquivo – CSC/CBR

Posto de serviço: Brasil

O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.

Sobre esta posição 

Contexto: Fundada em 1959, o Banco Interamericano de Desenvolvimento (“BID” ou “Banco”) é a principal fonte de financiamento para o desenvolvimento econômico, social e institucional na América Latina e no Caribe. Ele fornece empréstimos, doações, garantias, assessoria política e assistência técnica para os setores público e privado de seus países mutuários.

Nos últimos anos a Representação do BID no Brasil vem aumentando a sua carteira de operações. Como consequência disso, nota-se também um aumento em termos de equipe, recursos e atividades. Para atender as demandas de clientes internos e externos com qualidade e eficiência, o Setor de Operações de CBR está em constante busca de profissionais para reestruturar sua equipe e prover serviços de qualidade.

A equipe: No âmbito das funções desempenhadas por Operações e Administração, a Representação no Brasil conta com um volume considerável de informações físicas e eletrônicas que devem ser gerenciadas; e que requer uma classificação e armazenamento corretos, bem como uma constante capacitação dos usuários; portanto, é necessário contratar um profissional para gerenciar as informações internas e externas da Representação.

O que você fará:

i)     Gestão de Arquivos

·        Gerenciar e manter os arquivos atualizados seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos em relação à criação, classificação, proteção, manutenção e recuperação de informações.

·        Processar registros não classificados no ezShare.

·        Apoiar o fluxo de entrada de correspondência eletrônica e física, sua distribuição e saída.

·        Implementar o novo sistema de Gestão de Arquivos eletrônicos e físicos, incluindo a classificação de arquivos pendentes e a migração de documentos classificados.

·        Melhorar a funcionalidade dos sistemas do Banco em colaboração com ITE.

·        Identificar, selecionar e preparar arquivos qualificados para destruição de acordo com os procedimentos estabelecidos pela Seção de Gerenciamento de Registros do Banco.

·        Apoiar o gerenciamento das informações relacionadas aos processos operativos e corporativos propondo soluções e respostas eficientes, observando as políticas e procedimentos estabelecidos internamente e propondo alterações.

• Determinar a necessidade de apoio e espaço adequados para o bom funcionamento dos arquivos.

·        Outras atividades que forem atribuídas pela Chefia de Operações e que estão relacionadas à área de sua competência.

ii)    Capacitação e Serviços ao Usuário Interno e Externos

·        Cuidar da experiência dos usuários internos e externos quanto ao uso de sistemas, processos e ferramentas de gestão da informação.

·        Apoiar e treinar usuários na utilização de sistemas de gerenciamento da documentação.

·        Entender as demandas dos clientes internos e externos com utilização de metodologias e abordagens modernas.

·        Orientar os mutuários e órgãos executores na organização e manutenção da documentação relativa aos projetos, bem como promover a troca de correspondência por meio eletrônico, de acordo com os padrões estabelecidos.

·        Coordenar o Centro de Informação ao Público – CIP, atendendo consultas e preparando informações para usuários externos sobre os projetos e atividades do Banco, incluindo a participação em eventos estratégicos que a Alta Administração requer.

·        Preparar e enviar o relatório mensal de usuários externos que solicitam informações.

O que você vai precisar: 

·        Educação: Bacharelado em Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão de Arquivos, ou áreas afins. De preferência com Pós-graduação ou especialização em área afim.

·        Experiência: Mínimo doist anos de experiência em Gestão de Arquivos, ou a combinação equivalente entre experiencia e formação acadêmica. Desejável experiência em melhoria de processos; conhecimento em User Experience (UX), User Interface (UI), Data Analytics.

·        Línguas: Espanhol, nível avançado e fluência no inglês (preferível, mas não essencial).

Habilidades principais:

·        Aprender continuamente.

·        Colaborar e compartilhar conhecimento.

·        Foco nos clients.

·        Comunicar e influenciar.

·        Inovar e experimentar coisas novas.

Competências gerais e técnicas:

·        Conhecimento e experiencia na gestão de conceitos, princípios e práticas de gestão de arquivos e informação tanto eletrônica como física.

·        Experiência no uso de sistemas de arquivos eletrônicos, incluindo gestão de mudanças e implementação de novos processos.

·        Habilidade para planejar, organizar, executar e informar sobre as tarefas para alcançar metas e resultados nos tempos estabelecidos.

·        Capacidade de adaptação a múltiplas demandas, mudanças de prioridades e novas responsabilidades.

·        Habilidade para comunicar-se de forma efetiva, fazer apresentações e capacitar a grupos de usuários.

·        Domínio de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), conhecimento de SharePoint e Office 365 é preferível. Aptidão para rápida aprendizagem de sistemas de informática

Requisitos:

·        Cidadania: Cidadão do Brasil ou um cidadão de um dos nossos 48 países membros com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil.

·        Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.

Tipo de contrato e duração 

·        Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time.

·        Duração: 12 meses (podendo ser renovado por mais 24 meses a critério do BID).

·        Local de trabalho: Representação do BID no Brasil

O que nós oferecemos

O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem:

·        Um pacote de remuneração competitivo

·        Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero

·        Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde

·        Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança.

·        Horários de trabalho híbridos e flexíveis

·        Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para todos os funcionários.

·        Apoio ao desenvolvimento: oferecemos oportunidades de aprendizado para aprimorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento profissional 1:1 e muito mais.

Nossa cultura

No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações.

Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem.

Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para Diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição.

Nossa equipe de recursos humanos analisa cuidadosamente cada inscrição.

Sobre o Grupo BID

O Grupo BID, composto pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), BID Invest e BID Lab, oferece soluções de financiamento flexíveis a seus países membros para financiar o desenvolvimento econômico e social por meio de empréstimos e doações a entidades públicas e privadas na América Latina e o Caribe.

Sobre o BID

O Banco Interamericano de Desenvolvimento tem como missão melhorar vidas. Criado em 1959, o BID é uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional da América Latina e o Caribe. O BID também realiza projetos de pesquisas de vanguarda e oferece assessoria sobre políticas, assistência técnica e capacitação a clientes públicos e privados em toda a região.

Job Posting

 Jul 18, 2023, 1:00:00 AM

Closing Date

 Aug 7, 2023, 12:59:00 AM

Site da vaga: https://iadbcareers.taleo.net/careersection/external/jobdetail.ftl?lang=en&job=2300000554

• 26 de julho de 2023
• Painel de Oportunidades